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无纸化推行 四川距电子办公时代有多远?
 2007年07月06日
来源:四川日报
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  越来越多的红头文件被电子公文所替代。日前,四川省政府办公厅发布《关于全省政府系统公文无纸化传输平台运行和管理有关事宜的通知》:7月1日起,全省政府系统公文收发全面取消无密级纸质文件收发,实行电子文件传输。这传递出一个重大信号:省各厅局和地方政府共210个单位强制推行无纸化办公,四川电子办公时代开始从2007年全面启幕……

  红头文件变身电子公文

  每天上班后,省信息产业厅办公室主任顾红松要做的第一件事,就是打开“四川省信息产业厅办公自动化系统”,在湛蓝色的工作平台上,轻移鼠标,轻松收发电子文件雷打不动。这一工作对他来说已习以为常。“早在2000年,单位就开始运行办公自动化系统,1年后渐入佳境,2004年,系统增添了业务系统等内容,随着工作的全面理顺、疏通,单位顺利实现了无纸化办公。”

  “我每天的工作,就是接收电子文件所进行的下载、签收、登记、编号;呈送领导批示的,就以最快速度取得回复;批示后的文件于当天转发承办部门;对承办部门,要求他们又快又好抓紧办理。”顾红松对记者讲,他每天最大的快乐就是将“工作任务”栏红色(未处理任务)标题全部变成蓝色(已处理任务)标题。

  “无纸化办公”既环保简约,又科学快捷,顾红松对电子公务的好处津津乐道,“仅从节约方面看,效果就很明显。”他给记者算了一笔账,按厅里每年发文300份计算,每份文件平均2页,印发给50个地方,每年大约要花掉3万张纸,而现在,这3万张纸几乎都不用打印出来,可以全部通过网络发送,大大节约了成本。

  随着电子办公技术的推广,许多单位都有了专门管理电子信息的部门或科室,“目的是确保电子文件运行工作顺利进行。这是一些单位推进信息化建设、改进工作方式、提高工作效率的必经之路。”

  打开四川省环保局网站,就能轻松地找到“省局文件”一栏,点击文件题目,一个个红头文件就能陆续跳出来。“纸质拟稿、核稿、审文,一年前就已基本‘冻结’,一般性的通知事项都清晰地挂在信息公告栏上。上班后的第一件事就是打开系统,查看是否有需要办理的事项,这已成为工作人员的习惯。”该局负责人解释。

  7月1日后,各厅局和地方政府共有210个单位推行无纸化办公,到底能节约多少纸张?以省信息产业厅为个例,每年能节约3万张纸,那么210个单位每年就能节约630万张纸,实际节约量远远不止这个数。随着成本的降低和纸张的节约,工作效率更是大大提高,“这应该是无纸化办公带来的最大好处!”省政府办公厅信息中心负责人陈波说。

  纸质化办公,每天花掉800张

  统计资料显示,全球办公用纸正以每年4%-7%的速度增长,再过10年,全球办公用纸数量将增加一倍。大量使用纸张会加速森林资源消耗,会占用大量空间,信息检索、传输速度、保密性能也不如电脑——记者在对成都5个单位10多位工作人员的调查中发现,对纸张浪费和无纸化办公的优劣,几乎人人都能说得头头是道,但真正做起来却各有各的难处。

  “A4纸130元一件,一件8包,一包500张,我们部门一周要用1件以上,按上班时间5天计算,相当于每天花掉800张纸。”成都一医药公司对外联系部侯敏被自己的计算结果吃了一惊!“仔细想来,几乎都浪费在对客户打款的凭证上,没办法,只有用纸传输,这些凭证才稳固。”

  成都龙潭寺大桥附近面积不大的生产化工原料一家公司,电子办公一直开展不起来。对背后的原因,理化分析室的研究员余云进行了解释:公司规模不大,才20多人,进行的又是化学方面的工作,没有必要实行联网管理;电子化需要投入建网资金,加上后期的管理,更是一笔很大的款项,“当然,最重要的是,数字化办公对员工有很高的素质及技术要求,公司在这方面目前还比较欠缺。”

  “电脑办公是为了提高效率,但不管是什么文件、材料,只有打印出来、盖上章以后才会有权威性,也便于发放。”采访中,成都一家大型国企负责人的看法颇具代表性。记者调查结果也显示,“携带方便”、“符合传统阅读习惯”,是不少用纸“大户”用纸量居高不下的两种最常见解释。

  推行无纸化,是观念和习惯问题

  “限制数字化最大发展的其实不是硬件环境和设施等因素,而是人的意识问题,就是人思想观念的转化。现在很多培训机构都是从培训观念开始,为的就是要把一种新的概念传达出去,只有公司、学校、单位的管理层意识到这个问题的存在了,他们才会着手去做接下来的工作,才会有普及推广的可能。”坐在17英寸的联想电脑前,成都理工大学文法学院办公室李老师说。

  据了解,该学校从2003年起就已普遍实施电子办公,给师生间的有效沟通提供了非常方便的网络平台。“正如我们日渐熟悉在政府门户网站上查询红头文件一样,今后这样的公众参与行为将更加普遍。通过网络,公众可以更方便地参与和监督政府政策的制定和执行,可有效防止政府管理人员利用信息垄断搞暗箱操作,防范下级政府管理人员违背上级决策精神而肆意妄为,从而切实保证政府决策的顺利执行。”

  对公众担心的“缺乏安全感”问题,有专家认为,《电子签名法》出台后,如今电子签名、网络传输都已是较成熟的技术手段,内网和外网实现指定信息共享也不是问题,他认为,“无纸化办公能不能顺利推行,关键在于人们愿不愿意主动改变自己的观念和习惯。”

  必须一提的是,目前我国电子公文还无法完全做到与纸质公文同等的效力,这也正是无纸化办公发展的瓶颈。“这些问题应尽快解决,否则电子公文将继续停留在现有水平,电子公文与纸质公文‘双轨’运行时间太长,无纸化运行就难以全面实现。”

  链接  “节能源、献妙招、为家园”

  由世界自然保护基金WWF发起的“节能源,献妙招,为家园”行动,目前正在我国开展,其中避免家电待机能耗、节水等措施正被人们积极采用。

  避免家电待机能耗

  带遥控器的家电都有待机功耗。电视机和DVD等家用电器是家庭常用电器,据测定,在只关闭主机,电器仍与电源相连的热待机状态下,耗电一般为其开机功率的10%左右,约5瓦至15瓦不等。按每天2/3是待机状态计算,如果所有的家用电器采用冷待机,避免热待机,每年节省的电量大约为180亿千瓦时,相当于三座大亚湾核电站年发电量的总合,可节约能源670多万吨标准煤,相当于减少温室气体排放1800万吨。

  节水习惯从日常生活开始

  洗脸水用后可以洗脚,然后冲厕所;家中预备一个收集废水的大桶,将洗衣等生活废水收集起来,用作冲厕、拖地等,照这样计算,一个三口之家每月可节水1吨左右。当前中国城镇共有1亿家庭,如果均采取以上的节水手段,每年可节水12亿吨左右,可减少12亿立方米的污水排放,节电14亿千瓦时,可节约能源52万吨标准煤,达到减排温室气体140万吨的环境效果。

  公共交通,城市的健康交通

  按在市区同样运送100名乘客计算,使用公共汽车与使用小汽车相比,道路占用长度仅为后者的1/10,油耗约为后者的1/6,排放的有害气体更可低至后者的1/16。如果2010年我国城镇居民出行70%以上依赖公共交通,我国届时的小汽车保有量就可以控制在5000万辆以下,比现在发展趋势少2000万辆,即使都按小排量汽车计算,也可以减少汽油消耗140亿升,相当于一个胜利油田的原油的汽油炼制总量。

 
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